В активния сезон, когато събития от всякакъв характер увеличават броя си многократно ще ви разкажем за едно предизвикателство и ще го направим така, че следвайки този план да сте сигурни, че вашият EVENT ще бъде повече от УСПЕШЕН!
Стартирахме само десет дни преди фиксираната дата за мероприятието и трябваше да минем бързо и организирано през всеки един от етапите по-долу. Е, резултатът си заслужаваше. 😉
Преди всяко събитие най-важно е правилното разпределение на ролите в екипа и предварителната подготовка. Отделете време да разпределите задачите и да структурирате дейностите. За нашия клиент се наложи паралелно да направим два рисърча – за най-правилното място за събитието и за събиране на база от данни. Но, когато екипа работи добре – краткият краен срок стикова още повече машината.
Най-ключови моменти от този етап са:
- избиране на дата – ако имате възможност се стремете да изберете дата, която не е по време на празници и ваканции. И все пак, ако имате конкретна дата, както в нашия случай и то в разгара на коледните партита – не се отчайвате. Това, че е по-трудно, не го прави невъзможно. 😉
- най-подходящото място – тук трябва да вземете предвид локация, броя на гостите, вида на събитието и разбира се атмосферата.
- продължителност на събитието
- съставяне на сценарий
- комуникация с всички участници в програмата – официална и забавна част
- списък с гости
- декорация и рекламни материали
- комуникация с медии
В деня на самото събитие всичко трябва да е изпипано до съвършенство и да сте много преди началният му час на място. Винаги “изкачат” непредвидени ситуации, за които е важно да имате време за отреагиране. Не забравяйте добрата комуникация с всички участващи в него – водещ, музиканти, кетъринг, настаняващи. Направете ДВОЙНА ПРОВЕРКА преди старта, за да сте спокойни, че всичко ще се случи плавно и по план.
Когато “падне завесата” – идва не по-малко важният от самото събитие етап – този, в който да проследите как е било отразено то и да дадете още повече гласност на добре свършената ви работа. Важно е да акцентирате върху него в комуникационните канали и да направите детайлен репорт.
